Quanto custa um funcionário para a empresa (a conta completa)

Quase todo dono de empresa sabe de cabeça quanto paga de salário para cada pessoa da equipe. Quase nenhum sabe de cabeça quanto essa pessoa custa. A diferença entre os dois números não é pequena, e é ela que decide se um contrato novo cabe no caixa, se a hora extra compensa e quanto vale cada hora de trabalho repetitivo que a equipe gasta todo mês.

Quanto custa um funcionário para a empresa, em uma frase?

Um funcionário custa, no mínimo, 1,29 vez o salário em empresa do Simples Nacional e 1,62 vez o salário fora do Simples. Para cada R$ 1.000 de salário, a empresa desembolsa pelo menos R$ 1.290 ou R$ 1.622, antes de qualquer benefício.

É a mesma lógica de comprar um caminhão. A parcela do financiamento é o salário: o número que todo mundo enxerga. Mas o caminhão só roda com diesel, pneu, seguro, licenciamento e revisão. Quem olha só a parcela acha que a frota é barata. Quem olha a conta completa sabe quanto custa cada quilômetro. Com funcionário é igual: o holerite é a parcela, e o resto vence em meses diferentes.

O que entra na conta além do salário?

Entram quatro obrigações que valem para toda empresa, do Simples ou não: o 13º salário, as férias com um terço a mais, o FGTS e a jornada que define o divisor de horas. Todas estão na lei, e cada uma pode ser convertida em um percentual mensal sobre o salário.

O que é	Quanto é, por mês	Onde está na lei
13º salário	1/12 do salário (8,33%)	Constituição, art. 7º, VIII; Lei 4.090/1962, art. 1º, § 1º
Férias com um terço a mais	(1 + 1/3) ÷ 12 do salário (11,11%)	Constituição, art. 7º, XVII; CLT, art. 129
FGTS	8% sobre salário, 13º e férias	Lei 8.036/1990, art. 15
Divisor de horas	220 horas por mês (44 por semana)	Constituição, art. 7º, XIII; CLT, art. 58

O 13º é pago em dezembro, mas é devido a cada mês trabalhado: um doze avos por mês, segundo a Lei 4.090/1962, art. 1º, § 1º. Por isso ele entra na conta como 8,33% do salário todo mês, mesmo que o dinheiro só saia no fim do ano.

As férias funcionam do mesmo jeito. A cada doze meses, o funcionário tira trinta dias com o salário normal mais um terço, garantido pela Constituição, art. 7º, XVII. Somando o mês de férias e o terço extra e dividindo por doze, o custo mensal é de 11,11% do salário.

O FGTS é diferente: ele sai do caixa todo mês, 8% da remuneração paga, segundo a Lei 8.036/1990, art. 15. Remuneração inclui o 13º e as férias, então o FGTS incide sobre as três linhas anteriores somadas.

Como a conta muda no Simples Nacional?

Fora do Simples, a empresa paga ainda a contribuição patronal de 20%, o seguro-acidente de 1% a 3% e as contribuições a terceiros (Sistema S). No Simples, na maioria das atividades, a contribuição patronal já está dentro da guia única e as contribuições a terceiros são dispensadas.

Por isso a conta tem duas versões:

• Empresa do Simples Nacional: salário + 13º + férias com um terço + FGTS. A contribuição patronal está embutida na guia única, e a empresa é dispensada das demais contribuições, inclusive as do Sistema S, segundo a Lei Complementar 123/2006, art. 13, inciso VI e § 3º. Atenção à exceção: atividades do Anexo IV, como construção civil e vigilância, recolhem a contribuição patronal à parte mesmo no Simples. Confirme o seu caso com o contador.
• Empresa fora do Simples (Lucro Presumido ou Lucro Real): tudo do item anterior, mais 20% de contribuição patronal sobre a remuneração (Lei 8.212/1991, art. 22, I), o seguro-acidente de 1%, 2% ou 3% conforme o risco da atividade (art. 22, II) e cerca de 5,8% de contribuições a terceiros, o Sistema S, conforme o setor da empresa. Esses 5,8% são a soma de várias contribuições, entre elas o salário-educação, o SESI ou SESC, o SENAI ou SENAC e o Sebrae, e a lista muda de acordo com a atividade: confirme o seu percentual com o contador. Neste artigo usamos 2% de seguro-acidente, o valor do meio da tabela.

Um exemplo com número: salário de R$ 3.000

Os números abaixo são ilustrativos. Foram calculados com os percentuais acima para mostrar a conta, não vêm de uma empresa real.

Linha	Simples Nacional	Fora do Simples
Salário	R$ 3.000,00	R$ 3.000,00
13º salário (1/12)	R$ 250,00	R$ 250,00
Férias + 1/3 (provisão mensal)	R$ 333,33	R$ 333,33
FGTS (8% sobre R$ 3.583,33)	R$ 286,67	R$ 286,67
Contribuição patronal (20%)	não se aplica	R$ 716,67
Seguro-acidente (2%)	não se aplica	R$ 71,67
Terceiros / Sistema S (5,8%, conforme o setor)	não se aplica	R$ 207,83
Custo mínimo no mês	R$ 3.870,00	R$ 4.866,17
Custo mínimo no ano, dinheiro que sai do caixa	R$ 43.200	R$ 54.320

Repare no que a tabela diz. No Simples, um salário de R$ 3.000 vira R$ 3.870 de custo, ou R$ 870 a mais todo mês que ninguém vê no holerite. Fora do Simples, vira R$ 4.866: quase R$ 1.900 além do salário, todo mês.

A linha do ano não é o mês vezes doze, e vale entender por quê. O número do mês é uma provisão: ele separa um pedaço do 13º e das férias todo mês, para o dinheiro não faltar em dezembro nem quando a pessoa sair de férias. No ano fechado, porém, o mês de férias entra no lugar de um salário, não além dele. Saem onze salários (R$ 33.000), o mês de férias com o terço (R$ 4.000) e o 13º (R$ 3.000), o que dá R$ 40.000 de remuneração no ano. Somando o FGTS de 8% sobre esse total (R$ 3.200), o Simples fecha em R$ 43.200. Fora do Simples, os mesmos R$ 40.000 ainda levam os 20%, os 2% e os 5,8% de encargos, mais R$ 11.120, e o ano termina em R$ 54.320.

Quanto custa a hora de um funcionário?

O custo por hora é o custo mensal completo dividido por 220, o número de horas do mês de quem trabalha 44 horas por semana. No exemplo de R$ 3.000, a hora custa R$ 17,59 no Simples e R$ 22,12 fora dele.

A jornada normal é de 8 horas por dia e 44 por semana, segundo a CLT, art. 58, e a Constituição, art. 7º, XIII. Na folha, isso vira o divisor de 220 horas: as 44 horas da semana espalhadas por 30 dias dão 7 horas e 20 minutos por dia, e é o mesmo divisor que o contador usa para calcular hora extra.

O custo por hora é o número mais útil dessa conta inteira, porque é ele que transforma qualquer tarefa em reais. Uma reunião de uma hora com quatro pessoas de R$ 3.000, fora do Simples, custa R$ 88. Uma conferência de planilha que toma duas horas por dia custa, no mês, 44 horas vezes R$ 22,12: R$ 973. É a torneira pingando: cada gota parece pequena, e a conta de água chega enorme.

O que essa conta deixa de fora?

Ela deixa de fora tudo o que não é obrigatório todo mês: rescisão, horas extras, adicional noturno, benefícios, exames, uniforme, treinamento e o tempo de quem gerencia. É um modelo conservador de propósito: mostra o custo mínimo, e o custo real da sua empresa tende a ser maior.

Nós escolhemos calcular o piso, e não o teto, por um motivo simples: uma conta que exagera é fácil de contestar, e uma conta que fica abaixo do real convence até quem desconfia.

O que fica fora, então:

• Rescisão. Aviso prévio, multa de 40% do FGTS e férias proporcionais aparecem quando o contrato acaba. Não entram no custo recorrente.
• Horas extras e adicional noturno. Variam de mês para mês e de empresa para empresa.
• Benefícios. Vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde. A calculadora tem um campo para somá-los, se você quiser ver a conta com eles.
• Custos invisíveis. Exame admissional, uniforme, equipamento, treinamento, o tempo do gestor.

Quanto dessa conta vai para trabalho repetitivo?

É a pergunta que a conta completa serve para responder. Se uma pessoa de R$ 3.000, em empresa do Simples, gasta 10 horas por semana digitando pedido, conferindo planilha ou respondendo a mesma pergunta, essas horas custam cerca de R$ 762 por mês e R$ 9.147 por ano. Fora do Simples, R$ 958 por mês e R$ 11.502 por ano.

A conta é direta: 10 horas por semana são 43,3 horas por mês (10 vezes 52 semanas, dividido por 12). Multiplicadas por R$ 17,59, dão R$ 762. Por R$ 22,12, dão R$ 958. Com cinco pessoas na mesma situação, o ano passa de R$ 45 mil no Simples e de R$ 57 mil fora dele. Os números seguem ilustrativos, mas a proporção não muda.

Ninguém contrata uma pessoa boa para digitar o que já está escrito no WhatsApp. Ela foi contratada para vender, atender, cobrar, decidir. O trabalho repetitivo entrou no meio, e ficou. Quando um sistema assume essa parte, as horas não somem: voltam para o que dá dinheiro. É isso que chamamos de horas devolvidas, e a régua completa dessa medida está na página do método de horas devolvidas.

O próximo passo é fazer a conta com os seus números, não com os nossos. A calculadora de custo por funcionário usa exatamente os percentuais deste artigo, aceita benefícios e mostra, em três minutos, quanto o trabalho repetitivo custa por mês e por ano na sua empresa, em horas e em reais.

Perguntas que costumam vir junto

Quanto custa um funcionário que ganha R$ 3.000 por mês?

No mínimo R$ 3.870 por mês em empresa do Simples Nacional (salário, 13º, férias com um terço e FGTS) e cerca de R$ 4.866 fora do Simples, quando entram a contribuição patronal de 20%, o seguro-acidente e o Sistema S. Sem contar benefícios, horas extras e rescisão. Os números são ilustrativos, calculados com os percentuais da lei.

Empresa do Simples Nacional paga INSS patronal sobre o funcionário?

Na maioria dos casos, não como uma guia separada: a contribuição patronal já está embutida na guia única do Simples, e a empresa fica dispensada das contribuições a terceiros, segundo a Lei Complementar 123/2006, art. 13. A exceção são as atividades do Anexo IV, como construção civil, que recolhem a contribuição patronal à parte. Na dúvida, confirme com o seu contador.

Por que o custo por hora é dividido por 220?

Porque a jornada normal é de 44 horas por semana, garantida pela Constituição, art. 7º, XIII. Na folha, as 44 horas da semana são espalhadas por 30 dias: 44 dividido por 6 dá 7 horas e 20 minutos por dia, e 30 dias dão as 220 horas do mês. É o divisor padrão do mensalista e o mesmo usado para calcular hora extra. Dividindo o custo do mês por 220, chega-se ao que cada hora custa de verdade.

Essa conta inclui vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde?

Não. A conta deste artigo mostra o custo mínimo que a lei obriga: salário, 13º, férias com um terço, FGTS e, fora do Simples, os encargos patronais. Benefícios, horas extras, adicional noturno e rescisão ficam de fora de propósito, para o número ser conservador. O custo real da sua empresa tende a ser maior. A calculadora permite somar os benefícios.

De onde vêm os números

1. Constituição Federal de 1988, art. 7º, incisos VIII, XIII e XVII (13º salário, jornada de 44 horas semanais, férias com um terço a mais) (consultado em 26 de agosto de 2026)
2. Lei 4.090/1962, art. 1º, § 1º (gratificação de Natal, 1/12 por mês de serviço) (consultado em 26 de agosto de 2026)
3. CLT (Decreto-Lei 5.452/1943), art. 58 (jornada de 8 horas diárias) e art. 129 (férias anuais) (consultado em 26 de agosto de 2026)
4. Lei 8.036/1990, art. 15 (depósito mensal de 8% do FGTS sobre a remuneração) (consultado em 26 de agosto de 2026)
5. Lei 8.212/1991, art. 22, incisos I e II (contribuição patronal de 20% e seguro-acidente de 1% a 3%) (consultado em 26 de agosto de 2026)
6. Lei Complementar 123/2006, art. 13, inciso VI e § 3º (Simples Nacional: contribuição patronal dentro da guia única e dispensa das contribuições a terceiros) (consultado em 26 de agosto de 2026)
7. Lei 9.424/1996, art. 15 (salário-educação: 2,5% sobre a remuneração paga aos empregados) (consultado em 26 de agosto de 2026)
8. Lei 2.613/1955, art. 6º, e Decreto-Lei 1.146/1970, art. 2º (contribuição sobre a folha hoje destinada ao INCRA) (consultado em 26 de agosto de 2026)
9. Lei 8.029/1990, art. 8º, § 3º (adicional das contribuições sociais destinado ao Sebrae) (consultado em 26 de agosto de 2026)
10. Instrução Normativa RFB 2.110/2022 (normas das contribuições devidas a terceiros e anexos com os códigos FPAS: quais entidades cada atividade recolhe e em que percentual) (consultado em 26 de agosto de 2026)