O que são horas devolvidas
Horas devolvidas são as horas que a sua equipe gastava em trabalho repetitivo e que voltam para o trabalho que só gente faz quando um sistema passa a executar essa parte sozinho. Voltam para vender, atender, decidir. Medimos a mesma tarefa antes e depois: a diferença é o resultado.
Porque "ficou mais produtivo" não paga conta
Quase todo fornecedor de tecnologia promete eficiência e entrega uma sensação. Hora é diferente: é a única unidade que o dono, o gerente e a pessoa que faz o trabalho entendem do mesmo jeito. Dá para contar, dá para conferir no mês seguinte e dá para converter em reais com o custo real da folha.
É também a unidade mais fácil de contestar. E isso é proposital. Um número que pode ser checado obriga quem entrega a acertar.
Três medidas, feitas com a sua equipe
Quanto a tarefa custa hoje
Horas por vez × vezes por mês × pessoas envolvidas. Cronometrado com quem faz o trabalho, não estimado de fora.
Quanto passa a custar
A mesma conta, com o sistema rodando. Ela inclui o tempo de pedir, conferir e aprovar. Se revisar demora, isso entra na conta contra nós.
A diferença
O que sobrou entre uma medida e outra são as horas devolvidas no mês. Multiplicado por doze, o ano. Multiplicado pelo custo real da hora, os reais.
Um exemplo, para a conta ficar concreta. Números ilustrativos de uma distribuidora, não de um cliente.
80 h
por mês digitando pedidos que chegaram por WhatsApp: 4 h por dia, 20 dias, 1 pessoa
12 h
por mês conferindo o que o sistema já lançou e tratando as exceções
68 horas
devolvidas por mês, ou 816 no ano, de volta para ligar para cliente
O que não entra
Um número que serve para tudo não serve para nada. Estas quatro coisas ficam de fora, mesmo quando seria conveniente incluí-las:
- Tempo estimado. Se ninguém cronometrou, não vira número. Vira uma frase.
- Tarefa que a empresa cortou por conta própria. Se o processo mudou por decisão sua, a hora é sua, não nossa.
- Qualidade sem tempo. Menos erro é ótimo e a gente comemora, mas só entra na conta de horas quando o retrabalho medido diminui.
- A mesma hora contada duas vezes. Quando dois processos se cruzam, a hora conta uma vez só.
Como isso chega até você
Todo mês você recebe uma página só: as tarefas medidas, o antes e o depois de cada uma, as horas devolvidas no mês, o acumulado do ano e o que ainda não deu certo. Essa última linha existe de propósito: relatório sem problema é relatório maquiado.
Quer saber quantas horas dá para devolver na sua empresa?
O diagnóstico responde isso com número, antes de qualquer proposta.