VitrinaContabilidad
Casi cinco años de archivos fiscales leídos en unos 10 segundos, en prueba
En operación realMalu es un sistema construido para un contador con registro en el consejo profesional, en Paraná, Brasil, que recupera impuestos pagados de más por sus clientes. Él envía de una vez todos los archivos que el cliente transmitió a la autoridad fiscal. Malu verifica que pertenezcan a ese cliente, lee todo y entrega el levantamiento en Excel, separado por código de tributación y con el origen de cada valor. El contador revisa y firma. Malu está en operación real desde septiembre de 2026.
Para quién:Contador con registro en el consejo profesional, en Paraná, Brasil, que recupera impuestos que las empresas pagaron de más. En qué punto está: Atiende a clientes del contador desde septiembre de 2026. La lectura de los archivos fue medida por nosotros en prueba, con archivos reales, fuera de la rutina de la oficina contable. La rutina completa en manos del contador todavía no fue cronometrada.
Ilustración del funcionamiento de Malu: los archivos del cliente entran en un solo envío, cada uno recibe su respuesta, y el levantamiento sale en Excel con una pestaña por cada código y el origen de cada valor
El dolor
Recuperar un impuesto pagado de más empieza por un levantamiento. Alguien abre los archivos que la empresa cliente transmitió a la autoridad fiscal, mes por mes, encuentra cada ítem de cada factura, lo separa por código de tributación y verifica que el valor coincida. Un cliente con casi cinco años de archivos tiene decenas de miles de ítems. Hecho a mano, ese trabajo toma días de gente calificada y corre contra el calendario, porque el derecho a reclamar la devolución vence. Un código equivocado en el camino se convierte en retrabajo y desgaste con el cliente.
Es como pasar a contar el inventario con un lector de código de barras, en lugar de contar a mano, estante por estante. El conteo sale en minutos, cada ítem dice de qué estante vino, y quien firma el inventario sigue siendo el responsable.
Pieza por pieza, lo que esto hace
Todos los archivos del cliente en un solo envío
El contador elige de una vez todos los archivos del cliente, y la pantalla muestra, archivo por archivo, si fue leído o apartado. En el primer lote real, enviar los archivos todavía exigió 58 repeticiones de elegir un archivo, esperar y leer el resultado. Hoy es un solo envío. Ningún archivo termina sin respuesta, y un archivo que pertenece a otra empresa queda apartado antes de cualquier lectura.
La hoja de cálculo que dice de dónde vino cada valor
El levantamiento sale en Excel, con una pestaña por cada código de tributación, y los códigos nunca se mezclan. Cada línea trae la fecha, el producto, el valor y el lugar exacto de donde salió el valor en el archivo original. A la hora de explicar un número, el contador señala la línea de donde salió.
El aviso cuando falta un mes
Si falta un mes en la secuencia de archivos, o si algún archivo todavía está en verificación, el archivo de Excel lo informa en el nombre del propio archivo, en la primera pestaña y en la pantalla. Así el contador sabe, antes de entregar, si el levantamiento está completo.
La cuenta hecha con regla fija
El mismo archivo genera siempre el mismo resultado, hasta el centavo. El valor a recuperar sale corregido por la tasa oficial de interés, con el bruto y el neto de impuesto lado a lado, y con la memoria de cálculo mes a mes. Lo que el sistema no logra comprobar se convierte en pendiente declarado, y nunca completa un dato por estimación.
Una conversación con Malu sobre cualquier caso
El contador pregunta sobre cualquier caso de la oficina y Malu responde con base en lo que está registrado. Cuando no tiene la información, avisa que no la tiene. En la conversación solo consulta, y ninguna pregunta altera un cálculo.
Una pantalla hecha para quien la va a usar
Malu entera fue diseñada sobre fondo blanco, con letra grande y alto contraste, para quien pasa el día leyendo números. Ningún pedido hecho por error borra datos, y todo lo que ocurre queda registrado.
El tiempo que vuelve
El tiempo vuelve en el levantamiento ítem por ítem. Hecho a mano, tomaba de 2 a 3 días de trabajo por cliente, según el relato de la propia oficina contable. Hoy depende de una lectura que, en una prueba nuestra, tomó unos 10 segundos para 58 meses de archivos, más el tiempo de descargar el archivo de Excel. El envío también se acortó. En el primer lote real exigió 58 repeticiones, y hoy es un solo envío. La parte que solo el contador puede hacer sigue con él, que revisa, decide y firma.
Cómo se mide el resultado
Medimos en horas devueltas, es decir, en la diferencia entre el tiempo del camino viejo y el del camino nuevo, etapa por etapa. Del camino nuevo, medimos la lectura. Fue una prueba nuestra, fuera de la rutina de la oficina contable, con los archivos reales de un cliente, que cubren 58 meses y suman 347 MB, y la lectura tomó unos 10 segundos. El camino viejo, hecho a mano, tomaba de 2 a 3 días de trabajo por cliente. Ese número viene del relato de la propia oficina contable, en septiembre de 2026, y todavía no fue cronometrado por nosotros. La rutina completa en manos del contador, que incluye enviar, descargar, revisar y firmar, tampoco fue cronometrada todavía. Cuando las dos mediciones estén hechas, los números de esta página serán reemplazados por los medidos en operación.
Lo que se puede afirmar, y de dónde viene
unos 10 segundos
para leer 58 meses de archivos fiscales de un cliente, 347 MB en total
medido en una prueba nuestra, con archivos reales, sept/2026. La rutina completa del contador todavía no fue cronometrada
58 → 1
envíos para mandar los archivos de un cliente: 58 en el primer lote real, 1 hoy
conteo en el primer lote real, sept/2026. El antes es la primera versión del propio sistema, y no el trabajo a mano
22.248 de 22.248
facturas en las que la suma de los ítems coincidió con el total de la factura. Hicimos esa verificación antes de elegir de dónde sale cada valor del archivo de Excel
medido en los archivos de un cliente real, solo en números agregados, sept/2026
16 días
de la primera conversación al primer cliente real en operación
historial del proyecto, del 23/08/2026 al 08/09/2026
De qué está hecho
- Un lector de los archivos oficiales que las empresas transmiten a la autoridad fiscal, tal como llegan
- Una traba que aparta el archivo de otra empresa antes de cualquier lectura
- Un archivo de Excel generado por el propio sistema, con el origen de cada línea
- Cálculo con regla fija, que da el mismo resultado para el mismo archivo
- Verificaciones automáticas que ocurren antes de que cada cambio en el sistema llegue al contador
- El contador revisa y firma todo lo que sale
Eficiencia
El tiempo recuperado se convierte en capacidad para operar, atender y decidir mejor.
Este proyecto también involucró Tecnología a medida y Inteligencia. En la práctica, casi ningún trabajo es de un solo frente.
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