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Quase cinco anos de arquivos fiscais lidos em cerca de 10 segundos, em teste
Em operação realA Malu é um sistema construído para um contador com registro no conselho, no Paraná, que recupera tributos pagos a mais pelos clientes. Ele envia de uma vez todos os arquivos que o cliente transmitiu à Receita. A Malu confere se pertencem mesmo àquele cliente, lê tudo e entrega o levantamento em Excel, separado por código de tributação e com a origem de cada valor. O contador confere e assina. A Malu está em operação real desde setembro de 2026.
Para quem:Contador com registro no conselho, no Paraná, que recupera tributos que as empresas pagaram a mais. Em que pé está: Atende clientes do contador desde setembro de 2026. A leitura dos arquivos foi medida por nós em teste, com arquivos reais, fora da rotina do escritório. A rotina completa na mão do contador ainda será cronometrada.
Ilustração do funcionamento da Malu: os arquivos do cliente entram em um envio só, cada um recebe a sua resposta, e o levantamento sai em Excel com uma aba para cada código e a origem de cada valor
A dor
Recuperar tributo pago a mais começa por um levantamento. Alguém abre os arquivos que a empresa cliente transmitiu à Receita, mês por mês, encontra cada item de cada nota fiscal, separa pelo código de tributação e confere se o valor bate. Um cliente com quase cinco anos de arquivos tem dezenas de milhares de itens. Feito à mão, esse trabalho toma dias de gente qualificada e corre contra o calendário, porque o direito de pedir o dinheiro de volta vence. Um código trocado no meio do caminho vira retrabalho e desgaste com o cliente.
É como passar a contar o estoque com um leitor de código de barras, em vez de contar à mão, prateleira por prateleira. A contagem sai em minutos, cada item diz de que prateleira veio, e quem assina o inventário continua sendo o responsável.
Peça por peça, o que isso faz
Todos os arquivos do cliente em um envio só
O contador escolhe de uma vez todos os arquivos do cliente, e a tela mostra, arquivo por arquivo, se ele foi lido ou separado. No primeiro lote real, enviar os arquivos ainda pediu 58 repetições de escolher um arquivo, esperar e ler o resultado. Hoje é um envio só. Nenhum arquivo termina sem resposta, e um arquivo que pertence a outra empresa fica separado antes de qualquer leitura.
A planilha que diz de onde veio cada valor
O levantamento sai em Excel, com uma aba para cada código de tributação, e os códigos nunca se misturam. Cada linha traz a data, o produto, o valor e o lugar exato de onde o valor saiu no arquivo original. Na hora de explicar um número, o contador aponta para a linha de onde o número saiu.
O aviso quando falta um mês
Se falta um mês na sequência de arquivos, ou se algum arquivo ainda está em conferência, a planilha informa isso no nome do próprio arquivo, na primeira aba e na tela. Assim o contador sabe, antes de entregar, se o levantamento está completo.
A conta feita por regra fixa
O mesmo arquivo gera sempre o mesmo resultado, até o centavo. O valor a recuperar sai corrigido pela taxa oficial de juros, com o bruto e o líquido de imposto lado a lado, e com a memória de cálculo mês a mês. O que o sistema não consegue comprovar vira pendência declarada, e ele nunca completa um dado por estimativa.
Uma conversa com a Malu sobre qualquer caso
O contador pergunta sobre qualquer caso do escritório e a Malu responde com base no que está registrado. Quando ela não tem a informação, avisa que não tem. Na conversa ela só consulta, e nenhuma pergunta altera um cálculo.
Uma tela feita para quem vai usar
A Malu inteira foi desenhada em fundo branco, com letra grande e alto contraste, para quem passa o dia lendo número. Nenhum pedido feito por engano apaga dado, e tudo o que acontece fica registrado.
O tempo que volta
O tempo volta no levantamento item por item. Feito à mão, ele tomava de 2 a 3 dias de trabalho por cliente, pelo relato do próprio escritório. Hoje depende de uma leitura que, em teste nosso, levou cerca de 10 segundos para 58 meses de arquivos, mais o tempo de baixar a planilha. O envio também encurtou. No primeiro lote real ele pediu 58 repetições, e hoje é um envio só. A parte que só o contador pode fazer continua com ele, que confere, decide e assina.
Como o resultado é medido
Medimos em horas devolvidas, ou seja, na diferença entre o tempo do caminho antigo e o do caminho novo, etapa por etapa. Do caminho novo, medimos a leitura. Foi um teste nosso, fora da rotina do escritório, com os arquivos reais de um cliente, que cobrem 58 meses e somam 347 MB, e a leitura levou cerca de 10 segundos. O caminho antigo, feito à mão, tomava de 2 a 3 dias de trabalho por cliente. Esse número vem do relato do próprio escritório, em setembro de 2026, e ainda não foi cronometrado por nós. A rotina completa na mão do contador, que inclui enviar, baixar, conferir e assinar, também ainda não foi cronometrada. Quando as duas medições forem feitas, os números desta página serão trocados pelos números medidos em operação.
O que dá para afirmar, e de onde veio
cerca de 10 segundos
para ler 58 meses de arquivos fiscais de um cliente, 347 MB ao todo
medido em teste nosso, com arquivos reais, set/2026. A rotina completa do contador ainda não foi cronometrada
58 → 1
envios para mandar os arquivos de um cliente: 58 no primeiro lote real, 1 hoje
contagem no primeiro lote real, set/2026. O antes é a primeira versão do próprio sistema, e não o trabalho à mão
22.248 de 22.248
notas fiscais em que a soma dos itens bateu com o total da nota. Fizemos essa conferência antes de escolher de onde sai cada valor da planilha
medido nos arquivos de um cliente real, apenas em números agregados, set/2026
16 dias
da primeira conversa ao primeiro cliente real em operação
histórico do projeto, de 23/08/2026 a 08/09/2026
Do que é feito
- Um leitor dos arquivos oficiais que as empresas transmitem à Receita, do jeito que eles chegam
- Uma trava que separa arquivo de outra empresa antes de qualquer leitura
- Uma planilha de Excel gerada pelo próprio sistema, com a origem de cada linha
- Cálculo por regra fixa, que dá o mesmo resultado para o mesmo arquivo
- Conferências automáticas que acontecem antes de cada alteração no sistema chegar ao contador
- O contador confere e assina tudo o que sai
Eficiência
O tempo recuperado vira capacidade para operar, atender e decidir melhor.
Este projeto também puxou Tecnologia sob medida e Inteligência. Na prática, quase nenhum trabalho é de uma frente só.
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